今回は飯野謙次さんの本「仕事が速いのにミスしない人は何をしているのか？」から「ミスをせず仕事のスピードを上げる5つのコツ」についてご紹介します！
▽仕事が速いのにミスしない人は何をしているのか？
こんな人におすすめ
この本は・ミスが多くてよく怒られる
・やるべき仕事が終わらない
・やり直しが多くて時間がムダになる
こんな方々におすすめの内容になっています。
仕事が速いのにミスしない人は何をしているのか？の概要
「ミスしない」は、仕事の効率化&できる人になる、最短ルート!
ミスは、「するよりはしないほうがいい」というような軽いものではありません。
実は、「ミスをしない」ということは、それだけで信頼感が高まり、あなた自身の「強み」になるのです。
身近にいる「ミスしない人」をイメージしてみてください。
そういう人たちに対して、あなたはほかに、どんなイメージを持っていますか?
「仕事が速い」「切れ者」「頭がいい」「要領がいい」「信頼できる」……いろいろあると思いますが、そのイメージはどれも、「仕事ができる」と言い換えられるものでしょう。
失敗やミスを回避し、仕事を効率化するには、いくつかのちょっとしたコツがあります。
・チェックリストは日本製よりアメリカ製が使いやすい理由
・「何でもかんでもメール添付」しようとするから、ミスが起こる
・物事の最小がわかると、すべてをコントロールできるようになる
・同じメールは2度読むな
・誤解のないコミュニケーションを実現する「理系思考」とは?
・「どうしたらミスできるか」を考えると、ミスが激減する
・「正しいけれども悪いマニュアル」に踊らされていないか?
・だから、「仕事量が多すぎる」はあり得ない ……
ぜひ、これらのコツを本書で体得し、仕事の質とスピードを同時にあげてください。
ハイスピード&ハイクオリティの仕事はやがて、人生最高の楽しみになるはずです!
（Amazonより）
仕事が速いのにミスしない人は何をしているのか？の要約
まずは「ミスをせず仕事のスピードを上げる5つのコツ」を一気にご紹介します！1 ミスしないデータの扱い方
2 重要な場面でミスをしないチェックリスト
3 ふせん×ToDoでうっかりミスを防ぐ
4 作業の効率を上げるマニュアル化
5 ミスが起こるサインに気づく
この５つを抑えてミスをしないデキるビジネスパーソンになりましょう
それでは一つづつ説明していきます！
1 ミスしないデータの扱い方
最初は「ミスをしないデータの扱い方」についてです。パソコンやスマホの普及によってデータを取り扱う機会が増えています。
例えばこんなミスをした経験はありませんか？
・お互いにパソコン上でデータを見ながら電話で話をしていたらどうも相手と噛み合わない。確認すると相手のデータが最新ではなかった。
・長時間パソコン作業をしているとふとしたエラーでデータが消えた。
誰しもこういうミスの経験があると思います。
こういったミスを防ぐ方法を２つお教えします。
まずは「共有するデータは1ヶ所で保存する」ということ。
複数人でファイルを共有する時に、全員にファイルを添付して送るという人がいますがこれはやめましょう。ミスの元です。
一人一台パソコンを持っているので、各個人が同じファイルを並行して編集ができるようになりました。
そして、編集した人の数だけファイルの複製ができることになります。
そしてバージョンが違う、原本がわからないというミスが起こるのです。
「共有するデータは1ヶ所で保存する」だけでいちいちデータ添付をする手間が省け、仕事がスムーズになります。
もうひとつは「2種類以上のバックアップを取る」という事です。
例えば「パソコンに入れておくデータ」と「ファイル名を変えてUSBに入れておくデータ」の2種類です。
ファイル名を変えておく理由はどちらのデータが原本かわかりやすくするためです。 これで、万が一パソコンが故障してしまった場合でも、USBに入れておけば別のパソコンで仕事ができます。
社外から持ち込んだUSBは使用禁止という会社の場合は、クラウド上にデータを入れておきましょう。 普段から2種類以上バックアップしておくことで、トラブルでデータが消えてしまった場合でも対応することができます。
Point
共有するデータは1ヶ所で保存し、バックアップは2種類以上取る。
2 重要な場面でミスをしないチェックリスト
２つ目はチェックリストの使い方についてです。決まった手順にしたがって作業を進める必要がある時は、チェックリストを活用することでミスを防ぐことができます。 特に、重要書類の作成や客先にわたす資料など、ミスをしてはいけない場面で大いに役立ちます。
チェックリストの作成にはコツがあります。 それは「具体的に書く」ということ。
参考になるのはアメリカで使用されている原子力発電所の試運転の手順を示したチェックリストです。 例えば「水槽温度の適正を確認する」ではなく、「水槽Aは80℃を超えていない」と具体的に書きます。 “適正”という曖昧な言葉を使うより、80℃という具体的な数字の方がミスが減るのです。
これを例えば「客先に渡す資料の準備」というチェックリストで考えてみると、 「資料をコピーする」ではなく「商品紹介資料を10部コピーする」など具体的に書きましょう。 これで資料を渡した時に「資料の内容が違う！」「枚数が足りない！」というミスを防ぐことができます。
チェックリストのもう一つのメリットは「ダブルチェック」ができるという点です。
自分でチェックするだけでなく、作成したチェックリストを仕事のメンバーに渡してチェックしてもらいます。
他人の視点が入ることで、自分では気づかなかったミスが見つかることがあります。 同じようなミスをしないためにチェックリストは改善しましょう。
Point
指示を具体的に示したチェックリストを使う
3 ふせん×ToDoでうっかりミスを防ぐ
３つ目は「ふせん×ToDoでうっかりミスを防ぐ」です。うっかりミスはできるだけしたくありませんが、忙しすぎる時や油断している時についやってしまいますね。
例えば「会議の開始時間を勘違いした」、「任されていた仕事を忘れていて納期ギリギリになった」といった経験があると思います。 仕事ではなくても、「仕事帰りに牛乳を買うように頼まれたけどうっかり買うのを忘れた」という事があるかもしれません。 こういううっかりミスは誰にでも起こります。
その理由は、
人間の脳は「頑張らないといけない事」や「新しい挑戦」には集中できますが、重要でないことに対しては集中できないからです。
そんな時に有効な方法は、「ふせんを使ったToDoリスト」です。
使い方は今すぐやらなくてはいけない事もちょっとした事もすべてふせんに書き出します。
この時注意する点は「1枚のふせんにつきやるべき事は1つだけ」です。
それを「重要なもの」や「期限が近いもの」が上になるように重ねて貼ります。
3日後に会議の予定があれば時間と場所と会議内容だけ書いて2日後にやるべき事を書いたふせんの後ろに貼ります。
これだけで、「重要な事」「すぐやるべき事」ほど手前になるToDoリストになります。
もちろん重要度や期日が変わってしまったら貼り直してOK。 終わったものは剥がして綺麗サッパリ捨てましょう。
Point
うっかりミスを防ぐために、ふせんを利用したToDoリストを使う
4 作業の効率を上げるマニュアル化
４つ目は作業の効率を上げるためにマニュアル化することです。マニュアルという言葉は“応用が効かない人“を意味する「マニュアル人間」などネガティブな意味で使われることもあります。
しかし、複雑な作業を効率化する上でマニュアルは欠かせません。
マニュアルを作る上で重要なことは「わかりやすさ」です。
例えば赤、白、黄、黒の電線をつなぐ手順が書かれたマニュアルがあるとします。
まずはわかりにくいマニュアルの例です。 「4本の電線を接続します。赤い電線は白い電線を接続した後につないでください。黄色い電線は黒の後です。黒と白はどちらが先でもかまいません」
次にわかりやすいマニュアルの例です。 「4本の電線を、黒、白、黄、赤の順につないでください」 どちらがわかりやすいか一目瞭然です。
マニュアルの目的は「より少ない労力で誰でも正しい手順を再現できる」ことです。
技術解説書ではないので、しくみを理解することは二の次でよいのです。
さらに失敗を防ぐためには、すぐに修正できる必要があります。
間違った方法に改訂されないように、いつ、誰が編集したかを記録に残しましょう。
Point
わかりやすいマニュアルを作り効率を上げる
5 ミスが起こるサインに気づく
最後にお伝えしたいことは「ミスが起こるサインに気づく」ということです。「ハインリッヒの法則」を知っているでしょうか？
「何か1つの大きな事故が起こったら、その陰には同じ原因による小さな事故が29あり、さらに事故にならなかったまでも『ヒヤリ』としたことが300ある」
「1:29:300」という法則です。
これを仕事に当てはめて考えてみると、「大きなミスが1つあったら小さいなミスが29あり、ヒヤリとするミスが300ある」ということです。
小さなミスももヒヤリ程度のミスも、大きなミスが起こる前に対策をしなければいけません。
小さなミスやヒヤリが起こるという事はマニュアルやチェックリストが完成されていないという事。
仕事の進め方を改善することで、小さなミスを防ぎ、ひいては大きなミスを防ぐことにつながります。
失敗やミスを無くすコツは、実際にミスした時だけでなく、ミスが起こりそうになった時にも対応する必要があるのです。
Point
サインに気づいて大きなミスをする前に対策をする
仕事が速いのにミスしない人は何をしているのか？のまとめ
最後に「ミスをせず仕事のスピードを上げる5つのコツ」についてのまとめです。1 ミスしないデータの扱い方
2 重要な場面でミスをしないチェックリスト
3 ふせん×ToDoでうっかりミスを防ぐ
4 作業の効率を上げるマニュアル化
5 ミスが起こるサインに気づく
この５つを抑えてミスをしないデキるビジネスパーソンになりましょう！
ということで、いかがでしたでしょうか？ 仕事のミスで大変という方も多いと思いますが、参考になれば嬉しいです。
ご感想などありましたらコメントをいただけるとモチベーションが上がるので助かります。
それではまた次の動画でお会いしましょう！ ▽仕事が速いのにミスしない人は何をしているのか？
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